Metodologia
A metodologia utilizada trabalha em duas dimensões: Quantitativa - com variáveis a partir da utilização de cálculos matemáticos que tratarão a distribuição formal e informal de pessoas por unidade, cargo e função; e Qualitativa - que fornecerá dados sobre o perfil atual do servidor técnico-administrativo e sua relação com suas atividades / objetivos do cargo e da unidade de lotação, bem como seu nível de qualificação e talento para o desempenho de seu papel na Instituição. Foi baseada nas técnicas aplicadas, experimentalmente, nas Universidades Federais de Juiz de Fora e Paraná. Consta das seguintes fases:
Levantamento de dados primários: Refere-se à pesquisa de campo. Compreende as etapas de preenchimento de instrumentais qualiquantitativos e observação direta e indireta. Para este levantamento foram formulados questionários adequados, para identificar qual a visão do servidor quanto à instituição e levantar subsídios para compor o banco de dados que definirá o perfil do servidor. A aplicação dos questionários foi acompanhada de observação por parte dos aplicadores para subsidiar a avaliação das respostas qualitativas.
Levantamento de dados secundários: para compor o cenário a ser dimensionado e complementar dados levantados no decorrer das entrevistas, foi realizado um trabalho amplo para obtenção de dados institucionais. Nesta fase foi realizado o mapeamento da estrutura física e funcional de todos os setores, composto de: histórico da unidade, estatísticas referentes ao setor, organograma oficial do setor ou unidade, relação de servidores técnico-administrativos e levantamento das atividades funcionais.
Definição das variáveis: Para a determinação das variáveis foram realizadas reuniões com os responsáveis pelas unidades similares onde foram estabelecidas as atividades de maior relevância e que seriam comuns a todas., objetivando dimensionar a carga de trabalho e o número ideal de servidores técnico-administrativos da unidade.
A partir da definição das atividades de maior demanda de trabalho acordadas com os participantes das reuniões, essas variáveis foram listadas e a seguir foram quantificadas pelos respectivos responsáveis. O tempo a que se referem as variáveis é igual para todas as unidades. Por exemplo: a unidade utilizada pela secretaria executiva para organizar a agenda o Diretor é a mesma para todas as secretarias, no caso, horas/dia. Para o caso de processos que tramitam no Centro, a unidade é media/mês.
Processamento estatístico dos dados: a partir da definição das variáveis, foram processados estatisticamente para obterem-se os índices
Análise e avaliação de resultados: por meio de quadros demonstrativos, mapeamento da estrutura física e funcional, foi realizada a análise e avaliação dos resultados obtidos.